לא מעט בתי עסק, חברות, ארגונים, עמותות וגורמים אחרים, עורכים כנסים מעת לעת. בחלק מהמקרים מדובר בכנסים בתחום העיסוק שלהם, מתוך כוונה לעלות את המודעות לנושא, להציג חידושים וגם בשביל לייצר לעצמם תדמית של גורם מוביל וחשוב בתחום. במקרים אחרים, מדובר על כנסים שמיועדים לשיווק ומכירות של מוצרים ושירותים חדשים.
בשביל לערוך כנס ולהזמין אליו אורחים, יש צורך כמובן במקום בו ניתן להשתמש. כעת עולה השאלה, האם נכון לערוך את הכנס בבית העסק עצמו או שמא לבחון אופציה להשכיר אולם כנסים חיצוני לשם כך.
על אף שמדובר בעלות כלכלית לא קטנה לעיתים, השכרת אולם כנסים חיצוני היא עדיפה על פני אופציה של ארגון ועריכת כנס בבית העסק, אלא אם יש בו אולמות וחדרים המיועדים ספציפית לצורך כך (כפי שקיים לא פעם בבתי חולים או מוסדות אקדמיים). במידה ואין, ולמרבית העסקים והארגונים אכן אין אפשרות כזו, הרי שהשכרת אולם חיצוני היא הדבר הנכון לעשות.
מדוע עדיף לשכור אולם כנסים ולא לערוך את הכנס בבית העסק?
יש מספר סיבות מדוע השכרת אולם כנסים היא עדיפה על פני ארגון כנס בבית העסק או הארגון.
ראשית, הגודל. באופן טבעי אולם כנסים יכול לארח כמות אורחים גדולה יותר מאשר בית עסק סטנדרטי או חדר ישיבות במשרד. אולם יכול להכיל עשרות ומאות אורחים, תלוי בסוג האולם אותו מבקשים לשכור, בעוד שחדר ישיבות או כל חדר אחר במשרד, יכול להכיל כמות קטנה יותר ולעיתים בצורה לא נוחה וצפופה.
שנית, אבזור. אולם כנסים מיועד לכך. יש לו את כל האבזור הרלוונטי בשביל לערוך אירועים בסדר גודל כזה, לצרכים כאלו. זה מתחיל בבמה עליה ישבו הנואמים ולאחר מכן יעמדו וידברו, וזה ממשיך במערכת הסאונד, מקרן ומחשב דרכו אפשר להציג שקפים שונים, וזה בא לידי ביטוי גם באופן בו הקהל יישב במקום. אלו דברים שלא קיימים בכל חדר ישיבות, אם בכלל.
שלישית, מיתוג. נכון יותר למתג כנס כשעורכים אותו באולם המיועד לכך מאשר אם עורכים אותו בחדר ישיבות או בבית העסק. בין היתר, זה נובע מהעובדה שאולם כנסים מספק לאורחים את כל מה שהם צריכים בשביל להרגיש בנוח, לחוות את הכנס ולקבל ממנו את כל מה שהם צריכים.
נקודות שחשוב לשים לב אליהן כששוכרים אולם כנסים
מעבר למה שציינו, יהיה נכון אם נקפיד ונשים לב למיקום של האולם, בשביל לוודא שהאורחים יכולים להגיע אליו בצורה נוחה ופשוטה. כמו כן, חשוב לוודא שיש מספיק חנייה באזור, בחינם או בתשלום, בשביל שהאורחים יוכלו להגיע ברכב פרטי ולחנות קרוב.
יש לוודא שהאולם נגיש עבור אנשים עם מוגבלויות בתנועה וכן שהוא מספק את כל האמצעים והכלים הנדרשים עבור אנשים עם מוגבלויות בשמיעה, בראייה או בעיות אחרות.
